Un progetto pilota in corso e otto scenari concreti. In ognuno, un piccolo team di impiegati digitali costruito su quel processo, con un referente in azienda. Pubblicheremo numeri solo quando saranno verificati.
Progetto pilota in corso
Distribuzione di macchinari industriali
Dal gestionale che registra tutto a un back-office che sa cosa fare.
Ordini inseriti nel gestionale senza una verifica immediata della disponibilità, giacenza non calcolata dal sistema, numeri commerciali da ricostruire a mano ogni volta che servivano.
Cosa abbiamo fatto
Mappatura dei processi di vendita, ordini e magazzino
Collegamento al gestionale esistente, senza sostituirlo
Definizioni condivise: cosa conta come venduto, quali tipologie di documento
Giacenza ricostruita dai movimenti di magazzino
Il team digitale
M
M.a.r.c.o · Analista dati
Dashboard direzionale: venduto per tipologia di documento, clienti che non riacquistano, mix per famiglia di prodotto, anomalie di magazzino.
D
D.i.e.g.o · Back office commerciale
Portafoglio ordini: se l'ordine si può evadere prepara i documenti, se si può evadere solo in parte propone un DDT parziale, se manca merce prepara la richiesta al fornitore.
B
B.r.u.n.a · Data entry
Documenti in arrivo: legge ordini, DDT e preventivi in PDF e li prepara per il gestionale, da validare.
Cosa stiamo misurando: Tempo per sapere cosa si può evadere, ordini evasi parzialmente, anomalie di magazzino risolte, ore dedicate alla reportistica manuale.
Scenari
Un team digitale per ogni processo.
Scenari illustrativi, costruiti su situazioni che incontriamo spesso nelle PMI. I nomi e i compiti degli impiegati digitali si decidono insieme a voi.
Clienti e recall
ML
Clienti abituali che smettono di ordinare, e nessuno se ne accorge.
Il commerciale segue i clienti a memoria. Chi rallenta gli acquisti se ne va in silenzio, e i richiami periodici (tagliandi, rinnovi, ricariche) dipendono da un foglio Excel.
Il team digitale
M
M.a.r.c.o · Analista dati
Individua chi non riacquista da troppo tempo rispetto alle sue abitudini.
L
L.o.r.i.s · CRM e relazione clienti
Prepara messaggi di recall personalizzati e programma le scadenze periodiche.
Ogni lunedì l'elenco dei clienti da richiamare, con l'ultimo acquisto di ciascuno
Messaggi in bozza con il tono dell'azienda, inviati solo dopo l'ok del commerciale
Nessuna scadenza dimenticata: tagliandi e rinnovi ricordati in automatico
Cosa misuriamo: Clienti riattivati, richiami fatti nei tempi, fatturato recuperato dai clienti dormienti.
Scenario illustrativo
Nuovi ordini
BW
Ordini che arrivano via email, PDF e telefono, e vanno ribattuti a mano.
Ogni cliente ordina a modo suo. Il back-office trascrive tutto nel gestionale, con errori sui codici articolo e conferme che partono in ritardo.
Il team digitale
B
B.r.u.n.a · Data entry
Legge gli ordini in arrivo, li prepara nel formato del gestionale e verifica la disponibilità.
W
W.i.l.l.y · Coordinatore tecnico
Controlla codici, anagrafiche e prezzi prima dell'import e segnala le anomalie.
Ordine pronto da approvare pochi minuti dopo l'arrivo dell'email
Codici e prezzi verificati contro l'anagrafica prima di entrare nel gestionale
Conferma d'ordine al cliente preparata in automatico
Cosa misuriamo: Tempo tra ricezione e conferma, errori di codifica, ordini inseriti senza ribattitura.
Scenario illustrativo
Preventivi
DM
Preventivi che partono tardi e restano senza risposta.
Ogni preventivo richiede di ricercare listini, sconti e condizioni. Una volta inviato, nessuno lo segue: si scopre settimane dopo che il cliente ha comprato altrove.
Il team digitale
D
D.i.e.g.o · Back office commerciale
Prepara il preventivo da listino e sconti concordati, lo sollecita dopo i giorni stabiliti e, quando il cliente accetta, lo trasforma in ordine.
M
M.a.r.c.o · Analista dati
Misura il tasso di conversione per cliente, prodotto e commerciale.
Preventivo in bozza in pochi minuti, con le condizioni giuste per quel cliente
Sollecito gentile preparato dopo i giorni stabiliti, da inviare con un clic
Dalla conferma all'ordine senza ribattere nulla
Cosa misuriamo: Tempo di risposta alle richieste, preventivi sollecitati, tasso di conversione.
Scenario illustrativo
Assistenza tecnica
LWD
Richieste di assistenza sparse tra telefono, email e WhatsApp.
Le richieste arrivano da più canali, la verifica di garanzie e contratti si fa a mano e i rapportini dei tecnici arrivano in ufficio giorni dopo, rallentando la fatturazione.
Il team digitale
L
L.o.r.i.s · CRM e relazione clienti
Raccoglie le richieste nella scheda del cliente, verifica garanzia e contratto e propone la priorità.
W
W.i.l.l.y · Coordinatore tecnico
Recupera lo storico della macchina e dei ricambi usati negli interventi precedenti.
D
D.i.e.g.o · Back office commerciale
Dal rapportino chiuso prepara i documenti per la fatturazione.
Ogni richiesta registrata con cliente, macchina, garanzia e urgenza
Il tecnico parte con lo storico dell'impianto già in mano
Interventi fatturati in giornata, non a fine mese
Cosa misuriamo: Tempo di presa in carico, interventi risolti al primo accesso, giorni tra intervento e fattura.
Scenario illustrativo
Scorte e riordini
MD
Scorte controllate a vista e riordini decisi per abitudine.
Rotture di stock sugli articoli che girano di più e capitale fermo su quelli lenti. Le decisioni di riordino dipendono dall'esperienza di una sola persona.
Il team digitale
M
M.a.r.c.o · Analista dati
Calcola rotazione e copertura per articolo e segnala le soglie superate.
D
D.i.e.g.o · Back office commerciale
Prepara la proposta di riordino ai fornitori, da approvare dal responsabile.
Soglie di riordino esplicite, decise insieme
Alert comprensibili prima che l'articolo finisca
Proposta d'ordine al fornitore pronta da approvare
Cosa misuriamo: Rotture di stock, giorni di copertura, valore delle scorte lente.
Scenario illustrativo
Comunicazione e social
SL
Social e newsletter aggiornati solo quando qualcuno trova il tempo.
Novità, macchine installate e casi di assistenza riuscita restano in azienda. I canali social si aggiornano a singhiozzo e la newsletter ai clienti non parte mai.
Il team digitale
S
S.o.n.i.a · Digital e social media manager
Prepara il piano editoriale, i post e la newsletter partendo da prodotti, novità e lavori fatti.
L
L.o.r.i.s · CRM e relazione clienti
Indica a quali clienti mandare cosa, per zona, tipologia e interessi.
Un calendario dei contenuti del mese, deciso insieme
Post e newsletter in bozza, pubblicati solo dopo l'ok
Messaggi diversi per clienti diversi, non lo stesso testo per tutti
Cosa misuriamo: Contenuti pubblicati, aperture della newsletter, richieste arrivate dai canali digitali.
Scenario illustrativo
Selezione del personale
EL
Decine di CV per ogni annuncio, letti di corsa tra una cosa e l'altra.
Ogni ricerca porta CV in formati diversi, da email e portali. Chi seleziona li legge la sera, confronta a memoria e rischia di perdere il candidato giusto.
Il team digitale
E
E.l.i.s.a · Selezione del personale
Legge i CV, li confronta con i requisiti decisi insieme e prepara una sintesi per ogni candidato.
L
L.o.r.i.s · CRM e relazione clienti
Tiene in ordine contatti e appuntamenti dei candidati da incontrare.
Requisiti della posizione scritti nero su bianco, prima di leggere i CV
Una sintesi per candidato, con punti di forza e domande da fare al colloquio
Chi incontrare lo decide sempre una persona
Cosa misuriamo: Tempo per arrivare alla rosa dei candidati, colloqui fatti, posizioni chiuse.
Scenario illustrativo
Monitoraggio produzione
VM
Ritardi e scarti scoperti a fine mese, quando è tardi per rimediare.
L'avanzamento della produzione si ricostruisce da fogli e telefonate. Fermi macchina, scarti e ritardi rispetto al piano emergono solo quando l'ordine è già in ritardo.
Il team digitale
V
V.a.l.e.r.i.o · Monitoraggio produzione
Segue l'avanzamento degli ordini di produzione e segnala fermi, scarti e ritardi rispetto al piano.
M
M.a.r.c.o · Analista dati
Confronta tempi e costi reali con quelli previsti, per articolo e per reparto.
Un quadro della produzione aggiornato durante la giornata
Avvisi sugli ordini a rischio prima della data di consegna
Tempi e scarti reali per migliorare le stime dei preventivi
Cosa misuriamo: Ordini consegnati in ritardo, fermi non pianificati, percentuale di scarto.
Scenario illustrativo
Prenota una call esplorativa
Qual è il processo che ti fa perdere più tempo? Partiamo da lì.